Beleid gegevensbescherming

1.Inleiding.
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht voor alle organisaties die bestanden bewaren met persoonsgegevens.
Dit geldt ook voor een vereniging als ons koor. Het betekent dat we erop letten, welke gegevens we verzamelen en met welk doel, hoe deze worden beveiligd en wie daarvoor verantwoordelijk is. Bedoeling is vooral, dat de bestanden zorgvuldig worden beheerd, zodat ze niet in vreemde handen vallen.

2.Hoe gaan we hier mee om?
Het koorbestuur acht zich verantwoordelijk voor het te voeren privacybeleid.
Tijdens de ALV van 4 juli 2018 hebben de leden officieel toestemming gegeven voor het verzamelen, bijhouden en beschermen van hun persoonsgegevens. Ingestemd werd met de hieronder beschreven uitwerking van het privacybeleid.

3.Uitwerking.

*De ledenlijst is bedoeld voor onderlinge communicatie en bevat uitsluitend wat daarvoor nodig is, namelijk de namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen (geen geboortedata). De secretaris houdt de lijst bij op een beveiligde computer. De huidige leden en de dirigent ontvangen eens per jaar digitaal een bijgewerkte lijst. Vervolgens is ieder koorlid, plus dirigent, er verantwoordelijk voor dat deze lijst niet (digitaal) naar anderen gaat. Oude lijsten moeten worden vernietigd.
(Tip in dit verband: stuur e-mails die gericht zijn aan de hele groep (waarbij meestal alle mailadressen zichtbaar zijn) niet door aan derden. Houd je computer up-to-date, ter voorkoming van datalekken.)

*Publiciteit. Op website en facebook staan bij de foto’s geen namen of adressen. Ook in de opsomming van het aantal leden met stemsoort staan geen namen. Alleen het e-mailadres en telefoonnummer van het secretariaat zijn vermeld. Als naamvermelding relevant is, wordt eerst toestemming gevraagd (solistisch optreden of dergelijke).
Voor cv’s in programmaboekjes voor concerten wordt altijd vooraf toestemming en tekstcontrole gevraagd. Van aanvragen of reserveringen voor concerten worden geen adresgegevens bewaard.
Opnames maken van concerten of repetities mag uitsluitend voor persoonlijk gebruik. Zet deze nooit ongevraagd op internet!

 *Financiën. De penningmeester houdt de noodzakelijke administratie bij van inkomsten (w.o. contributies) en uitgaven (w.o. honoraria); geen lijst van bankrekeningnummers. Als financiële jaarstukken naar buiten gaan (bijvoorbeeld voor verkrijgen subsidie) dan bevatten die geen namen van personen.

Vastgesteld 4 juli 2018